Z tego wpisu dowiesz się:

• czy można zawrzeć umowę przez internet?
• czym jest forma dokumentowa zawarcia umowy?
• jakie warunki należy spełnić, żeby móc skutecznie dochodzić roszczeń z umowy zawartej online?

Czy można zawrzeć umowę przez internet?

Odpowiedź brzmi – można.
Z pewnością zawieranie umowy przez smsa lub wiadomość prywatną na Facebooku może wydawać się nieco kontrowersyjne.
Pewnie zastanawiasz się czy później można wyegzekwować warunki takiej umowy.
Prawo polskie w zasadzie od niedawna, a dokładniej od 2016 roku, przewiduje możliwość zawarcia umowy w formie dokumentowej.

Czym jest forma dokumentowa?

Jest to zgodnie z art. 77 (2) kodeksu cywilnego jest to złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w taki sposób który umożliwi ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Dokument w rozumieniu powyższego przepisu należy rozumieć szeroko, czyli jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Takie zdefiniowanie dokumentu pozwala na pójście do przodu wraz z rozwojem technologicznym i zawieranie umów nie tylko na kartce papieru, ale również w formie nagrania, na różnego rodzaju mediach społecznościowych, czy poprzez e-mail lub sms.

Umowa zawarta w formie dokumentowej jest ważna i skuteczna, można dochodzić praw w sądzie – należy jednak zadbać o to, aby spełnić wymogi formy dokumentowej.

Jakie są warunki niezbędne do zawarcia umowy online w formie dokumentowej?

Decydując się na zawarcie umowy w formie dokumentowej w pierwszej kolejności powinieneś zwrócić uwagę na rodzaj umowy jaka będzie zawierana, bowiem niektóre z umów będą wymagały formy szczególnej, np. formy aktu notarialnego, co oznacza, że takiej umowy nie zawrzesz przez internet. Więcej na temat form zawarcia umowy przeczytasz w poprzednim wpisie – 7 sposobów jak możesz zawrzeć umowę. Po zbadaniu rodzaju umowy oraz warunków co do jej formy, musisz pamiętać o tym, aby zachować stawiane przez ustawodawcę wymagania:

1. Możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie

Zawierając umowę musisz wiedzieć z kim ją zawierasz, to oczywiste. Nie każdy podaje jednak pełne dane na profilu IG lub FB, maile może brzmieć buziaczek@op.pl a w smsie dana osoba się nie podpisze. Unikaj sytuacji, w której będziesz musiał ustalić kto zawarł z Tobą umowę po jej wykonaniu.

Powinieneś zatem znać przynajmniej imię nazwisko, pesel i adres osoby fizycznej lub nazwę firmy, adres, NIP, KRS spółki.

2. Złożenie oświadczenia woli

To potwierdzenie ustalonych warunków – np. umówiliśmy się, że przeprowadzę godzinną konsultację online w dniu 27.04.2021 r. za cenę 10 zł płatność w terminie 7 dni.

Oświadczenie to powinno obejmować najważniejsze elementy umowy, które wymaga ustawodawca do skutecznego jej zawarcia.

3. Postać dokumentu tj. nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z treścią oświadczenia.

Może to być sms, wiadomość mailowa, nagranie audio, faksymile, zeskanowana umowa z podpisem, wideo lub inne.

W dobie ogromnej cyfryzacji najczęściej umowy zawierane są mailowo, bądź przez komunikatory społecznościowe. W tym przypadku łatwo zapomnieć o zabezpieczeniu swoich interesów. Często wymieniamy kilka wiadomości z kontrahentem, w których ustalanymi warunki współpracy. Czy zwracamy jednak uwagę na przede wszystkim identyfikacje drugiej strony? Wydaje się, że niestety nie do końca. Mimo wszystko darzymy siebie dozą zaufania, ale czy zawsze jest to opłacalne?

Niestety nie.

Może się bowiem okazać, że mimo wielu wymienianych wiadomości kontrahent nagle znika z mediów społecznościowych, usuwa maila.

I co wtedy?

Dla uniknięcia takich sytuacji, warto pamiętać o zapewnieniu sobie jak najszerszej ochrony. Jeżeli decydujemy się na zawarcie umowy np. mailowo to pamiętajmy o tym, aby zbadać czy kontrahent podpisuje maile swoim imieniem i nazwiskiem, czy podaje inne swoje dane np. NIP, czy miejsce wykonywania działalności gospodarczej.

Czemu jest to tak ważne?

Przede wszystkim dlatego, że wymogiem przy formie dokumentowej jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie woli. Najlepiej zatem, aby druga osoba została określona przynajmniej imieniem i nazwiskiem. W innym wypadku, kiedy druga strona posługuje się jedynie imieniem i do tego mailem buziaczek@op.pl, niestety nie będziesz mógł ustalić szybko konkretnych danych osoby gdyby np. doszło do nienależytego wykonania umowy i chciałbyś złożyć pozew do sądu.

Jeżeli zadbamy już o skonkretyzowanie danych naszego kontrahenta to musimy również pamiętać o koniecznych elementach danej umowy, czyli tzw. essentialia negotii.

Przede wszystkim jest to określenie warunków umowy, przedmiotu umowy, ceny, terminu realizacji i terminu zapłaty.

Czy zatem umowa zawarta np. przez smsa będzie ważna?

Oczywiście, że tak. Ustawodawca w przypadku formy dokumentowej daje dużą dowolność. Jednak, pamiętać należy o tych rodzajach umów, które wymagają zachowania formy szczególnej. Dlaczego? Jeśli chcielibyśmy zawrzeć umowę sprzedaży nieruchomości to zawarcie jej poprzez wymianę maili będzie nieważne, a zatem nie dojdzie do skutecznego przeniesienia własności nieruchomości.

Najważniejsze !

Pamiętaj, aby zapisać tekst zawartej umowy na własnym nośniku danych – najlepiej stwórz oddzielny folder na dysku – UMOWY.

Zapisz smsa, maila, wiadomość, nagranie, skan umowy, aby nie musieć ich później szukać i mieć pewność, że w odpowiednim momencie będą dostępne.

Unikniesz w ten sposób sytuacji, w której np. przez przypadek usuniesz wiadomości, które przecież są dowodem zawarcia umowy.